Privacy & Cookies

1. Inleiding

CCombox respecteert uw privacy en zet zich in voor de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, hoe wij deze gebruiken, met wie wij gegevens delen, hoe wij persoonsgegevens beveiligen en welke rechten u heeft wanneer u onze website bezoekt of gebruik maakt van onze diensten. CCombox verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke privacywetgeving.

2. Wie is verantwoordelijk?

CCombox is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. Voor privacy-gerelateerde vragen kunt u contact opnemen via info@ccombox.com met als onderwerp "Privacy".

3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer.
• Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, functie, branche, website.
• Account- en klantgegevens: klantnummer, contractgegevens, facturatiegegevens.
• Communicatiegegevens: e-mailcorrespondentie, chatberichten, call-notities, supportverzoeken.
• Technische gegevens: IP-adres, browsergegevens, apparaatinformatie, loggegevens.
• Gebruiksgegevens: informatie over het gebruik van onze website en (indien van toepassing) ons platform.
• Marketinggegevens: voorkeuren, interacties met campagnes, nieuwsbriefinschrijvingen.

4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het leveren en uitvoeren van onze diensten (o.a. AI-marketingdiensten, contentcreatie, publicaties, campagnes, callcenter-/chatdiensten).
• Contact en communicatie met klanten en prospects.
• Offertes, contractvorming en facturatie.
• Klantenservice en ondersteuning.
• Verbetering van onze website, diensten en dienstverlening.
• Marketing en commerciële communicatie (zoals nieuwsbrieven).
• Naleving van wettelijke verplichtingen (bijv. fiscale bewaarplicht).

5. Op basis van welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

CCombox verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daar een wettelijke grondslag voor bestaat. Dit kan zijn:

• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG).
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG), zoals bedrijfsvoering, beveiliging, fraudepreventie, klantrelatiebeheer en het verbeteren van onze diensten.
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG), bijvoorbeeld voor marketingcookies of het versturen van marketingcommunicatie, waar dit wettelijk vereist is.

Indien wij toestemming gebruiken als grondslag, kunt u deze altijd intrekken.

6. Cookies en tracking

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om de website goed te laten functioneren en om inzicht te krijgen in het gebruik van de website.

Wij kunnen gebruik maken van:

• Noodzakelijke cookies: essentieel voor werking en beveiliging.
• Voorkeurscookies: onthouden keuzes en voorkeuren.
• Statistiekcookies: helpen ons websitegebruik te analyseren.
• Marketingcookies: worden gebruikt voor gerichte advertenties en campagneanalyse.

U kunt uw cookievoorkeuren altijd aanpassen via de cookie-instellingen op onze website.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

CCombox deelt persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor uitvoering van onze diensten, onze bedrijfsvoering of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met:

• IT- en hostingpartijen.
• E-mail- en communicatieproviders.
• Betaal- en facturatieproviders.
• Advertentieplatformen (zoals Google, Meta/Facebook/Instagram, TikTok, LinkedIn).
• Analytics- en trackingpartijen (bijv. Google Analytics, afhankelijk van jullie setup).
• Callcenter- of supportpartners (indien onderdeel van de dienstverlening).
• Professionele adviseurs (boekhouder, juridisch adviseur), indien noodzakelijk.

Wij sluiten waar nodig verwerkersovereenkomsten of vergelijkbare afspraken met dergelijke partijen.

8. Doorgifte buiten de EER

Sommige dienstverleners van CCombox (zoals advertentie- en analyseplatformen) kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Indien dit gebeurt, treft CCombox passende waarborgen zoals Standard Contractual Clauses (SCC's) of andere wettelijke mechanismen om persoonsgegevens adequaat te beschermen.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

CCombox neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik of wijziging. Voorbeelden hiervan kunnen zijn:

• Toegangsbeheer en autorisaties.
• Sterke wachtwoorden en waar mogelijk MFA.
• Logging en monitoring.
• Versleutelde verbindingen (SSL/TLS).
• Back-ups en beveiligde opslag.
• Beperking van toegang tot persoonsgegevens op need-to-know basis.

10. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Indicatieve bewaartermijnen:

• Offerte- en prospectgegevens: maximaal 12 maanden na het laatste contactmoment.
• Klant- en contractgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 7 jaar na afloop (fiscale bewaarplicht).
• Facturen en financiële administratie: 7 jaar.
• Supportverzoeken en communicatie: maximaal 24 maanden (tenzij noodzakelijk voor geschil).
• Website loggegevens: maximaal 12 maanden (tenzij langer noodzakelijk voor beveiliging).

11. Uw rechten

U heeft onder de AVG de volgende rechten:

• Recht op inzage.
• Recht op rectificatie.
• Recht op verwijdering ("recht op vergetelheid"), voor zover wettelijk toegestaan.
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens.
• Recht van bezwaar tegen verwerking (met name bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang).
• Recht om toestemming in te trekken (indien verwerking op toestemming berust).

U kunt een verzoek indienen via info@ccombox.com. Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om verificatie van uw identiteit. Wij reageren in beginsel binnen één maand, conform de wettelijke termijnen.

12. Klachten

Indien u een klacht heeft over de verwerking van persoonsgegevens, neem dan eerst contact met ons op zodat wij dit kunnen oplossen. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13. Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Wanneer CCombox diensten levert aan zakelijke klanten kan CCombox in sommige gevallen optreden als verwerker (bijv. bij verwerking van leadgegevens, chatlogs of klantdata). In dat geval blijft de klant verwerkingsverantwoordelijke. Indien wettelijk vereist sluiten Partijen een verwerkersovereenkomst (DPA) waarin afspraken worden vastgelegd over verwerking, beveiliging, subverwerkers en bewaartermijnen. In geval van strijdigheid prevaleert de verwerkersovereenkomst boven de algemene voorwaarden.

14. Wijzigingen

CCombox kan dit privacybeleid wijzigen, bijvoorbeeld bij veranderingen in wetgeving of dienstverlening. De actuele versie is altijd beschikbaar via www.ccombox.com. Wij adviseren om dit privacybeleid periodiek te raadplegen.

15. Gebruik van AI-systemen en externe technologie

15.1 CCombox maakt bij de uitvoering van haar diensten gebruik van externe softwareleveranciers, cloudproviders en AI-systemen ("derde technologieën"). Deze systemen worden ingezet voor onder meer contentgeneratie, analyses, automatisering en communicatie.

15.2 Klant erkent dat de werking van dergelijke AI-systemen grotendeels wordt bepaald door de betreffende leveranciers en dat CCombox geen invloed heeft op de interne werking, trainingsmethodes of onderlinge communicatie van deze systemen.

15.3 Voor zover persoonsgegevens worden verwerkt via derde technologieën, treft CCombox passende contractuele en organisatorische maatregelen, waaronder het sluiten van verwerkersovereenkomsten of vergelijkbare afspraken waar dit wettelijk vereist is.

15.4 CCombox kan echter geen garanties geven ten aanzien van de interne dataverwerking, algoritmische besluitvorming of modeltraining van externe AI-aanbieders.

15.5 Klant erkent dat wetgeving omtrent artificiële intelligentie zich momenteel nog ontwikkelt (waaronder toekomstige Europese AI-regelgeving) en dat CCombox haar dienstverlening hierop zal aanpassen zodra dergelijke regelgeving van kracht wordt.

15.6 CCombox is niet aansprakelijk voor wijzigingen, beperkingen of risico's die voortvloeien uit het gebruik van externe AI-systemen, mits CCombox handelt conform de geldende privacywetgeving en haar contractuele verplichtingen.